Сканирование миллионов страниц методом «тёплой кровати»

У каждой компании есть особенно удачные проекты, которые наилучшим образом отражают стиль работы и дают ответ на вопрос «а что вы, собственно, можете»? На основе таких проектов пишутся кейсы для обмена опыта с коллегами и рождаются истории, которые рассказываются новобранцам на первом же корпоративе. У нас тоже есть такая история.

«А организуйте нам 200 фотографов в Тулу?» — такой запрос поступил нам некоторое время назад. Крупному федеральному заказчику нужно было оцифровать «пару сотен миллионов страниц». Центр обработки данных заказчика находился в Туле и предполагалось, что документы будут свозиться туда со всей Московской области для фотографирования и заполнения карточек мета-данных.

Подход фотографирования и обработки «на местах» был опробован в других регионах и планировалось тиражировать успех. Одного не учли – масштаб задачи. И фотографов нужно было не 200, и места для обработки было явно не достаточно. ОК, простым перемножением вычислили требуемое количество исполнителей, согласовали, и заказчик был даже готов оборудовать временное помещение для данного проекта. И тут мы задали простой вопрос: «почему фотографировать, а не сканировать»? Выяснилось, что, поскольку проект шёл несколько лет в разных регионах, срабатывал фактор инерции: никто особенно уже не задумывался о соответствии выбранной технологии актуальным задачам. И это отдельная история, чего нам стоило переубедить заказчика отказаться от «проверенного годами» фотографирования и использовать сканирование. Но убедили.

Дальше нам, неожиданно для себя, пришлось решать «задачу коммивояжёра». Архивы заказчика хранились в десятках райцентров Московской области, а привезти/увезти зимой документы из Талдома в Тулу – это совсем не то, что, например, из Подольска в Тулу. Мало того, что расчётный километраж превышал девять(!) экваторов, так еще и оригиналы документов требовалось возвращать не позже, чем через пять рабочих дней. Уже непросто. Проанализировали риски: погода – снег и гололед, состояние дорог, возможные поломки транспорта, человеческий фактор и прочая, и прочая, и прочая. И без того суровая логистическая задача превращалась в подвиг – непосильный и бессмысленный. Куда проще и эффективнее было усовершенствовать технологический процесс, поэтому мы предложили заказчику создать «федеральный центр оцифровки» в Одинцовском районе, откуда уже передавать результаты работы в Тулу. Что сэкономило всем массу времени, денег и нервов. Справедливости ради стоит отметить, что рассматривался вариант обработки документов «на местах» и многие другие варианты улучшения технологического процесса. Не обошлось и без курьёзов: наше предложение заменить оцифрованный результат работы в формате «JPEG, 200dpi, 256 цветов» на формат «TIFF, 600 dpi, черно-белый» (и только нужные страницы в цвете), было встречено пассажем «да кто же вам позволит менять Техническое Задание к Государственному контракту!»

В итоге, через несколько месяцев согласований деталей проекта, мы взяли в аренду четырёхэтажное здание недалеко от МКАД.

Здания центра оцифровки архива Московской области

На первом этаже расположили столовую и склады. На втором оборудовали «сшивочные/ расшивочные», на третьем – рабочие места для сканирования и индексирования (заполнения карточек мета-данных), на четвертом – администрацию. Половину площадей на втором и третьем этажах отвели под места проживания и отдыха, поставили там двухъярусные кровати, душевые кабинки и т.п.

Когда мы выбирали здание рядом с ж/д станцией, предполагалось, что на проекте будут трудиться жители дальнего Подмосковья. Собственно, для них и были оборудованы «зоны отдыха» в здании. Но так получилось, что очень скоро большую часть наших работников составили жители Калмыкии, которые будучи гражданами РФ (что крайне важно для таких проектов), продемонстрировали завидное трудолюбие, добросовестность и исполнительность. И это тема для отдельного увлекательного рассказа: почему бригады, построенные по семейному принципу и основанные на матриархате, очень эффективны на рутинных операциях по сшивке-расшивке документов и потоковому сканированию. Как бы то ни было, через несколько месяцев работы методом «теплой кровати» (т.е. переходя из одной половины здания на другую), было отсканировано 220 (двести двадцать) миллионов страниц и заполнены мета-данные карточек нескольких десятков миллионов документов.

Проект, описанный выше, – один из наших любимых, несмотря на то, что мы создавали электронные архивы в различных субъектах РФ. Здесь мы выполнили работу «на стыке» кадровых и информационных технологий: с боем отстояли проектные решения по сканированию и организации работ, сумели своевременно привлечь правильных исполнителей, обеспечили «полувоенную» дисциплину и четкую организацию труда. Понятно, что такие подходы должны присутствовать везде и всюду. Но «200 фотографов», «задача коммивояжера» и «метод теплой кровати» в одном проекте встречаются не так уж и часто!

Автор: